Facture ou ticket de caisse en LMNP : quand conserver quoi pour éviter un redressement

En LMNP (location meublée non professionnelle) au régime réel, la règle opérationnelle la plus sûre est simple: au-delà de 150 € TTC, exigez une facture, car c’est le justificatif le plus probant en cas de contrôle. Pour les petites dépenses courantes en dessous de ce seuil, un ticket de caisse peut suffire, à condition qu’il soit lisible et qu’il permette de relier l’achat à votre activité locative. Dès qu’un achat est amortissable (mobilier, équipement) ou qu’un doute subsiste, la facture doit être privilégiée, même en dessous de 150 €.

Le cadre à connaître: déduction, preuve, et seuil de 150 €

Au régime réel, vos charges déductibles et vos amortissements reposent sur un principe de bon sens juridico-fiscal: une dépense n’est, en pratique, retenue que si vous êtes en mesure d’en justifier la réalité (achat, paiement, affectation à l’activité). Conformément à l’article 39-1 du Code général des impôts, la déduction des charges obéit à des conditions qui imposent une traçabilité suffisante. Et l’article L102 B du Livre des procédures fiscales encadre notamment les obligations de conservation des documents, avec une logique de prescription et de contrôle.

Le seuil de 150 € TTC doit être compris comme une tolérance pratique souvent recommandée pour sécuriser le dossier probatoire, et non comme une règle légale gravée dans un article numéroté « spécial 150 € ». Dans les faits, ce seuil vous sert de repère de gestion: au-delà, l’absence de facture devient un point faible facilement attaquable lors d’un contrôle.

À titre personnel, j’ai vu un dossier basculer sur un point très évitable: plusieurs achats significatifs n’étaient appuyés que par des tickets peu lisibles. La discussion a été longue, la charge de preuve difficile à renverser, et la régularisation a fini par coûter plusieurs milliers d’euros, dont un exemple fréquemment cité autour de 5 000 € après rejet de justificatifs. Il convient d’anticiper: votre objectif n’est pas seulement d’avoir « un papier », mais un document cohérent, lisible, et rattachable au bien meublé.

Facture et ticket de caisse: ce qui les rend recevables, et ce qui ne l’est pas

En gestion LMNP, la facture est le document probant de référence. Le ticket de caisse est une preuve simplifiée, utile pour des dépenses modestes, mais qui peut être contestée plus facilement, notamment si le libellé est vague ou si le lien avec la location meublée n’est pas évident.

Pour être sérieuse, une facture doit comporter des éléments d’identification et de contenu. À contrôler, de manière systématique, sur vos pièces:

• identification complète du vendeur et de l’acheteur (nom, adresse, numéro SIRET), numéro unique de facture, date d’émission
• description détaillée des biens ou services, montant HT et TTC, ainsi que le taux de TVA appliqué

Dans votre contexte LMNP, une mention complémentaire est à sécuriser: l’adresse du bien loué. Et, lorsque cela s’applique à votre situation administrative, la facture doit également faire apparaître votre numéro SIRET et l’adresse du bien meublé. Ces mentions facilitent le rattachement de la dépense à l’activité locative et réduisent les discussions lors d’un contrôle.

À l’inverse, certains documents ne remplacent pas une facture, car ils ne prouvent pas correctement l’exécution ou le paiement: bon de caisse, ticket de carte bancaire, bon de commande, accusé de réception ou de livraison, devis. Vous pouvez les conserver en pièces d’appui, mais il est imprudent de compter sur eux seuls.

Bon à savoir: de nombreuses enseignes peuvent éditer une facture a posteriori sur présentation du ticket. Dans la mesure du possible, demandez la facture dès l’achat, puis, si vous n’obtenez qu’un ticket, relancez rapidement pendant que la trace est encore exploitable.

Quand le ticket peut suffire, et quand la facture s’impose

La logique est la suivante: plus une dépense est élevée, structurante, ou susceptible d’être amortie, plus vous devez exiger une facture. Dans les petites dépenses du quotidien, le ticket de caisse reste souvent acceptable, à condition qu’il mentionne au minimum la date et le montant TTC, et qu’il soit conservé lisible.

Exemples concrets, pour trancher rapidement:

Produits d’entretien à 30 €: ticket suffisant en pratique. Rideaux à 85 €: ticket souvent acceptable si vous pouvez relier l’achat au logement, mais si l’achat se rapproche d’un équipement durable ou si le libellé est imprécis, demandez une facture. Canapé convertible à 650 € ou 850 €: facture nominative à exiger. Aspirateur à 480 €: facture détaillée nécessaire. Peinture à 110 €: si achat de matériel, le ticket peut passer, mais si la peinture relève de travaux réalisés par un professionnel, la facture est obligatoire.

Micro-BIC et régime réel: même logique, mais pas la même exigence

Si vous relevez du micro-BIC, l’imposition repose sur un abattement forfaitaire de 50 %. L’administration n’exige pas, pour bénéficier de cet abattement, de justifier chaque dépense une à une, même si conserver vos pièces reste recommandé pour piloter votre activité et pour répondre à une demande ponctuelle.

Au régime réel, la logique change: les justificatifs deviennent indispensables pour valider vos déductions fiscales. Vous devez donc organiser vos preuves en conséquence, notamment dès que vous amortissez du mobilier ou un équipement, car l’absence de facture vous expose à un rejet de tout ou partie de l’écriture comptable.

À noter: le statut LMNP s’adresse aux particuliers, sous condition que les recettes locatives restent inférieures à 23 000 € par an et ou inférieures aux autres revenus d’activité imposables du foyer. En cas de dépassement, des conséquences de régime peuvent se poser, ce qui renforce l’intérêt d’une tenue documentaire propre, sans improvisation.

Combien de temps conserver vos justificatifs, et lesquels prioriser

Sur la durée, vous rencontrerez deux repères, parfois présentés de manière concurrente: une conservation « fiscale » souvent citée à 6 ans (en référence à l’article L102 B), et une conservation « probatoire et comptable » fréquemment recommandée à 10 ans, parfois « à compter de la clôture de l’exercice ». Au regard du risque de contestation, il est généralement plus protecteur de viser un archivage long, en particulier pour les biens amortissables.

Repères pratiques de conservation, tels qu’ils sont couramment utilisés en gestion:

Déclarations fiscales et avis d’imposition: 6 ans minimum. Relevés bancaires liés à l’activité: 5 ans. Contrats de location et états des lieux: toute la durée de la location plus 3 ans. Factures et pièces justificatives: objectif d’archivage souvent fixé à 10 ans, surtout dès lors que la dépense soutient un amortissement.

Contrôle fiscal: risques, pénalités, et méthode de défense

En cas de justificatifs insuffisants, le risque principal est le rejet de la dépense, suivi d’une rectification fiscale. Cette rectification s’accompagne généralement d’une majoration de 10 % du montant des droits supplémentaires dus, et l’administration peut appliquer des intérêts de retard. Dans des situations aggravées, des pénalités peuvent aller au-delà de 40 % du montant majoré. Il convient donc de traiter le sujet comme une mesure de conformité, et non comme une formalité.

« Mon principe de gestion est le suivant: quand un achat est amortissable ou dépasse 150 € TTC, je considère que la facture n’est pas une option, mais une condition de sécurité documentaire. »

Si un justificatif manque, une défense utile consiste à reconstituer un faisceau de preuves: relevés bancaires montrant le paiement, bons de livraison, attestations fournisseur, échanges e-mail demandant une facture a posteriori, captures de vente sur marketplace, justificatifs de retrait en espèces lorsqu’ils sont accompagnés d’une attestation. Attention: ces pièces sont des palliatifs, pas des équivalents automatiques d’une facture. Elles servent à démontrer votre bonne foi et la réalité économique de la dépense.

Procédure recommandée, à appliquer sans attendre un contrôle:

1. Étape 1: classez par exercice et par bien loué, en regroupant factures, tickets annotés, relevés bancaires, contrats de location, états des lieux, contrats de travaux, correspondances fournisseurs.
2. Étape 2: pour chaque ticket, vérifiez la lisibilité et ajoutez une annotation interne (motif, bien concerné, date), en cohérence avec votre comptabilité.
3. Étape 3: demandez les factures manquantes a posteriori dès que possible, en exigeant les mentions structurantes (SIRET, adresse du bien, numéro unique, détail TVA).
4. Étape 4: préparez un dossier de réponse sobre et factuel, avec une explication et les pièces substitutives, si une dépense est contestée.

Bon à savoir: une discipline simple consiste à rassembler ces pièces dès la première semaine de janvier ou au début février, pour éviter la reconstitution sous contrainte au moment de la liasse fiscale.

Archivage numérique: rendre vos justificatifs exploitables

Numériser ne suffit pas, il faut numériser utilement. Pour l’archivage, le format PDF-A est souvent recommandé, avec des images en JPG ou PNG si nécessaire, et de l’OCR (reconnaissance de texte) pour retrouver rapidement une pièce. Pour un scan, une résolution de 300 dpi est un repère opérationnel. Côté nommage, une convention stable facilite le contrôle interne, par exemple: « 2025-03-15_Fournisseur_SIRET_AdresseBien_MontantTTC.pdf ».

Pour limiter les contestations, il est pertinent d’organiser vos dossiers par exercice, puis par bien, puis par nature de dépense, et de sécuriser des sauvegardes régulières. Dans l’idéal, numérisez dès réception et conservez, quand c’est possible, les originaux papier pendant une période transitoire, notamment pour les tickets thermiques dont l’encre s’efface.

Attention: tout service vous promettant une « validation fiscale » contre paiement, ou vous demandant des frais pour une démarche prétendument obligatoire, doit être regardé avec prudence. Dans ce domaine, les règles de preuve sont techniques, et l’accompagnement sérieux repose sur des pièces vérifiables, pas sur des promesses.